O objetivo deste artigo é dar algumas dicas sobre como nos preparar para oferecer um backgrounding para o outsourcing, ou seja, “arrumar nossa cozinha”. Por estas tortas e mal traçadas linhas passo um pouco do que vi nos meus 16 anos de experiência com recicladores de cartuchos, sobre o que funcionou e o que deu completamente errado no ramo de terceirização de impressões.
Quais áreas são afetadas?
Quando o empresário decide adentrar no ramo do outsourcing ele deve ter plena consciência de que toda a empresa sofrerá alterações (para melhor ou às vezes nem tanto), e deve planejar este passo com toda cautela possível.
As principais áreas afetadas são: o setor de vendas e a produção, além da possível criação de uma terceira área, a de manutenção de impressoras. Sim, devemos pensar e planejar uma área de manutenção de impressoras, pois sabemos que impressoras quebram... Pior é quando as máquinas instaladas nos clientes são suas.
Compras
Sabemos que os compradores devem saber o que compram... Isto parece óbvio, mas, como decidir qual impressora usar? Qual será a que melhor se adapta ao cliente? Qual a que trará melhor custo x benefício para a própria empresa? Isto faz com que o comprador conheça mais profundamente sobre as máquinas disponíveis no Mercado, suas características, seus detalhes, rendimento, ciclo de trabalho, custos de manutenção preventiva e corretiva. Todas estas características são cruciais para o custo de página impressa de cada máquina.
O custo da remanufatura dos cartuchos deve ser também conhecido e sempre discutido, uma vez que é o fator mais importante no custo de cada página. Custo e principalmente recarregabilidade. Devo lembrar aqui o que aconteceu com algumas empresas que conheço que quase (algumas, infelizmente, efetivamente) quebraram quando apareceu a Lexmark T650... Em 2010 tive várias ligações, e certamente não gostei de ser o porta-vos da triste notícia, sobre as soluções para a remanufatura dos cartuchos desta máquina (e de outras com tecnologia de chip semelhante). Empresários despreparados, desavisados e preocupados, porque compraram estes equipamentos e instalaram nos clientes, sem ter o conhecimento que os cartuchos possuíam um simples (porém extremamente complexo) chip que até hoje não foi totalmente copiado... Imaginem os custos todos pensados na remanufatura destes modelos e você sendo obrigado a comprar cartuchos novos para reabastecer seus clientes?
Produção
A produção de cartuchos é outra área importantíssima no Outsourcing. É por ela que preparamos, literalmente, a imagem de nossos produtos: pela linha de produção preparamos os cartuchos, testamos, comprovamos que os cartuchos estão no mínimo perfeitos, e preparamos para nossos clientes.
O que primeiro temos que ter em mente é que o cliente está trocando o seu parque de impressoras por outro virtual, ou seja, ele deixa de ser dono de suas máquinas para pagar por página que é impressa na sua empresa. Até aqui tudo bem, porém o cliente está trocando suas máquinas que, por muitas vezes, usa apenas cartuchos originais. Esta afirmação é extremamente importante porque o cliente possui a imagem de qualidade do cartucho original.
Se nossa produção de cartuchos não está apta a fazer cartuchos com qualidade similar à origina, então nem vale a pena entrar no ramo. Fala uma reciclagem nos conhecimentos dos seus funcionários, contrate nossa consultoria, treine seus colaboradores, enfim, tenha como padrão de qualidade o cartucho original.
O outsourcing traz ao reciclador uma grande vantagem, a padronização: a padronização de impressoras, de cartuchos, de processos, ou seja, a variedade dos cartuchos remanufaturados é menor, diminuindo não só o custo de compra (algo não mencionado no tema anterior), mas também o prazo e a forma com que os cartuchos são feitos. A produção sabe quais cartuchos serão necessários e pode se adiantar, alterando a linha de produção para produzir cartuchos para estoque, não sob pedidos.
A padronização também é interessante porque os erros se tornam mais fáceis de serem detectados e corrigidos, pois as variáveis são menores: pó de toner, cilindros fotocondutores e outras peças, mas de alguns modelos apenas... Isto torna inclusive testes de peças e toner mais simples, uma vez que também a relação produção – empresa fornecedora é mais estreita, facilitando o diálogo em caso de problemas de lote ou qualidade. Por este motivo a troca de fornecedor é também facilitada.
A linha de produção pode ser dividida em algumas partes, como seleção, desmontagem, limpeza, enchimento, embalagem e principalmente testes. Inclusive os testes, se possível, que sejam feitos em área fisicamente separada do restante dos outros processos. É importante que a maior parte dos colaboradores saiba fazer todos os processos, para que eventuais problemas por faltas dos colaboradores possam ser minimizados.
Não economize em ferramental e máquinas sobressalentes para sua linha de produção de cartuchos. Quanto melhor aparelhada sua produção estiver, melhores cartuchos podem ser produzidos. Cansei de ver empresas com defeitos básicos, como chaves Philips desgastadas, alicates tortos, ferramentas improvisadas que mais danificam que ajudam, e outras “pérolas” que mais atrapalham a remanufatura do que ajudam. Ferramentas são baratas, são fáceis de serem encontradas, e não podem faltar em uma linha de produção que se preze. Não economize nisto.
A produção e a área de compras devem estar estritamente ligadas, ou que ao menos, exista uma entidade capaz de unificar as informações sobre recarregabilidade, qualidade, rendimento, tempo de recarga de cada peça, custo da matéria-prima e principalmente custo da página gerada com aquele componente. Pense em uma situação onde o comprador decide por uma impressora cujo custo/página em primeira análise se mostra baixo, porém o tempo que se demora para remanufaturar uma única peça acaba por duplicar este custo?
Sua linha de reparo está ok?
Antes de falar sobre como sua linha de reparos de impressoras deve ser, precisamos saber por que ela é importante dentro do quadro da sua Empresa: Pense nos gastos extras que teria se sua manutenção fosse terceirizada. Pense nos gastos extras no transporte de máquinas de e para a sua terceirizada. Pense principalmente que esta empresa poderá ser sua própria concorrente...
Sobre os gastos extras: a terceirizada também tem seus custos e lucros, que certamente embutirá no preço ofertado pelo serviço de conserto... O lucro deles pode comer seu próprio lucro.
Sobre os transportes: falando de máquinas pequenas, Até parece besteira, porém quando falamos de equipamentos que pesam mais de 30, 40, 50kg... A complexidade aumenta com o peso dos equipamentos (e por que não com a fragilidade deles?), e certamente o custo de transporte destas máquinas (e o risco de novas quebras), aumentam proporcionalmente.
Sobre a concorrência: como você, as empresas de manutenção também perceberam que o outsourcing é um bom negócio, ou seja, estão de olho nos seus clientes e certamente farão de tudo para demovê-lo de seu contrato com o cliente e poder oferecer o próprio serviço.
Reflita sobre a possibilidade de criar e manter uma área de reparo de impressoras na sua Empresa. Novamente, levante custos, planeje e tome sua decisão baseado em números e fatos, não porque seu amigo que possui uma empresa também montou.
Já quem tem esta linha montada, ou está planejando criar uma, as dicas são novamente sobre o ferramental disponível aos técnicos, treinamento dos envolvidos e uma área totalmente separada da área de remanufatura.
O ferramental é simples, até mais simples que a de remanufatura de cartuchos de toner. Chaves simples de Fenda e Philips, alicates de ponta, corte, martelete, ferro de solda e outras ferramentas de uso geral são as que devem constar em cima da bancada disponíveis ao uso. Invista em ferramentas de qualidade para seus colaboradores.
Os treinamentos para os envolvidos na manutenção devem ser constantes. Caso não tenha acesso aos treinamentos fornecidos pelos fabricantes das originais, valha-se dos treinamentos paralelos, como os do Instituto Cássio Rodrigues, InkPress e outros. Mantenha uma biblioteca de manuais de serviços (virtual ou não), e não se canse de buscar informações sobre novos equipamentos.
Um bom assunto foi dito no último parágrafo: pesquisa. Faça constantemente pesquisa nos sites dos fabricantes de equipamentos, como HP, Brother, Canon, Lexmark e outras, em busca dos novos e atuais modelos disponíveis para venda, e em especial, sobre as características de cada equipamento, para que todos os envolvidos nos processos de manufatura, manutenção de impressora, compras e venda de serviço estejam sempre atualizados. Não se esqueça de disponibilizar aos colaboradores esta biblioteca e incentive-os nesta leitura. Certamente seu negócio agradecerá.
Vendas
São evidentes os benefícios de se treinar constantemente seus vendedores com os equipamentos oferecidos por sua empresa, bem como sobre os suprimentos disponíveis para comercialização. Sua empresa deve ter o conhecimento dos custos, que é uma de suas principais armas, mas o conhecimento das máquinas e suprimentos é realmente importante.
Municie seus vendedores com os dados das impressoras que estão oferecendo. Cobre deles o conhecimento sobre estes equipamentos, e não economize em treinamento para eles. Novamente, investimentos nesta área podem lhe trazer grandes resultados financeiros.
Finalizando
Algumas empresas realmente se prepararam para o Outsourcing, porém são poucas no universo de ofertas deste serviço. A maioria dos empresários foi levada por receio de perderem seus clientes para a concorrência, e principalmente acredita que basta começar a comprar impressoras e instalar nos clientes, passando a cobrar um valor pré-determinado pela página. Uma fórmula mais permeada de sorte do que de sucesso, que já levou muitos à sérios problemas financeiros.
Lembrando o artigo sobre empreendedorismo, o planejamento de quais equipamentos usar, o conhecimento das próprias máquinas, seus custos de remanufatura e manutenção, monitoramento constante das novidades e o planejamento estratégico para a venda deste serviço são as chaves do sucesso do Outsourcing, que obviamente se alinham à visão do empresário, tornando um arriscado negócio a uma certeza de sucesso e lucros.
O Instituto Cássio Rodrigues foi fundado em 2006, pelo Eng. Cássio Rodrigues com o intuito de estudar, profissionalizar, qualificar e melhorar o mercado de remanufatura. Seu Fundador, hoje com mais de 16 anos de experiência no ramo e verificando os motivos porque tantas empresas têm dificuldades em manter os padrões de qualidade aliados a falta de conhecimento não apenas no que se refere a questões técnicas, mas também, comercialização, fornecimento e logística, criou o instituto onde o aluno encontra soluções para gerar um verdadeiro crescimento e lograr sucesso profissional. O mercado está mais exigente onde sobreviverão somente os melhores.
As marcas, modelos e imagens aqui postadas são utilizadas meramente em caráter informativo.
Contatos para consultorias: cassio@cassiorodrigues.eng.br
