Facilitando a impressão de etiquetas e envelopes

Imprimir envelopes, etiquetas e trabalhos com tamanhos diferenciados é uma missão difícil e, em alguns casos irritante, para muitas pessoas. E na verdade é fácil cometer erros nestes projetos. Envelope de ponta cabeça, impresso errado na etiqueta, etc.

Separamos algumas dicas para ajudar você a otimizar seu tempo e recursos para estes trabalhos.

Para imprimir envelopes e etiquetas, você deve utilizar um software com recursos que facilitem o preenchimento e a impressão desses itens. Muitos programas de processamento de texto, editoração eletrônica e design contêm modelos para a impressão de uma ampla variedade de tamanhos de envelope e etiquetas.

Alguns programas permitem imprimir um único envelope ou etiqueta, enquanto outros o ajudam a criar mensagens em massa, com recursos como endereços de retorno padrão e etiquetas de envio personalizadas. Talvez você possa escolher tipos ou tamanhos de fontes, adicionar imagens ou personalizar o layout das informações. Verifique se sabe o tamanho do envelope ou etiqueta em que está imprimindo, pois todos os programas exigirão essas informações.

Alguns programas oferecem a opção de inserir o número de produto para etiquetas de várias empresas, no lugar do tamanho das etiquetas. Isso elimina um pouco da adivinhação da tarefa de imprimir e torna mais fácil a impressão correta das etiquetas.

Após preencher um modelo de envelope ou etiqueta com o seu texto, o passo seguinte é descobrir em que direção colocar os envelopes em branco ou folhas de etiquetas na impressora. Você deve colocá-las com a face para cima ou para baixo? Em qual direção deve girá-las?

Felizmente, muitos programas o ajudam a descobrir isso, incluindo o Microsoft Office Word e o Microsoft Office Publisher. Alguns fabricantes de etiquetas também oferecem seu próprio software para a impressão delas. Verifique o programa de processamento de texto ou editoração eletrônica que você utiliza e descubra se ele suporta etiquetas ou envelopes. Antes de imprimir em uma folha de etiquetas ou um envelope, imprima uma cópia em papel comum e examine todas as opções oferecidas pelo programa.

Para mais informações sobre a impressão de envelopes e etiquetas no Microsoft Word, vá para Criar envelopes e etiquetas individuais. Para informações sobre a impressão de envelopes e etiquetas no Microsoft Office Publisher, vá para Dicas para imprimir sua publicação.

Alguns programas contêm recursos, como este no Microsoft Word, para ajudá-lo a imprimir envelopes e etiquetas

Aqui estão mais algumas dicas:

·         Quando imprimir envelopes, descubra primeiro a direção em que deve colocá-los na impressora. Verifique as opções de impressão no programa em que está imprimindo ou verifique o software do driver da impressora. Talvez seja necessário inserir alguns envelopes em direções diferentes até conseguir imprimir corretamente.

·         Compre envelopes de alta qualidade com dobras bem definidas. Não tente colocar envelopes com fecho na impressora.

·         Se estiver imprimindo muitos envelopes de uma só vez, empilhe-os com alguma folga. Se forem empilhados muito apertados, sua impressora poderá ficar obstruída.

·         Compre envelopes e etiquetas que combinem com a sua impressora. Alguns apresentam uma impressão melhor em impressoras a jato de tinta, outros foram criados para impressoras laser.

·         Teste a impressão de etiquetas em uma folha de papel comum antes de imprimir em uma folha de etiquetas real. Isso pode poupar tempo, dinheiro e frustração. Após imprimir uma folha de teste, coloque-a sobre uma folha de etiquetas em branco e segure-as contra a luz para ver se o texto está alinhado com as etiquetas.

·         Não imprima etiquetas de endereço de difícil identificação para os correios. Use uma fonte suficientemente grande e não imprima endereços sobre imagens escuras ou coloridas.

Locação de equipamentos de impressão

Para diminuir custos e otimizar o trabalho, diversas empresas estão se especializando no serviço de locação de impressoras. Uma das vantagens é de que a empresa fica livre de se preocupar com os custos e com a reposição de suprimentos e manutenção, além de manter o parque de impressão sempre atualizado.

A locação funciona basicamente com o aluguel de equipamentos de impressão para a empresa. Caso a organização precise de uma alta demanda de impressão por um determinado período de tempo, ao invés de comprar uma impressora, a locação pode ser uma boa solução.

Mesmo se a empresa possui uma demanda constante de documentos impressos, a locação pode ajudar também a diminuir as “dores de cabeça” com manutenção, análise da máquina mais adequada, suprimentos, entre outros cuidados necessários.

A manutenção, substituição de suprimentos e a renovação dos equipamentos fica sob responsabilidade da locadora. O custo que a empresa tem que arcar é estipulado no contrato de locação e vai depender do número de páginas impressas.

Vantagens da locação de impressoras:

- enquanto durar o contrato, o locador tem garantia permanente dos equipamentos;
- os custos com peças e manutenção das impressoras não existe;
- no contrato de locação, a assistência técnica e a manutenção preventiva estão inclusos, assim como a troca de equipamento, se necessário;
-redução de custos com a impressão;